Le locataire ou le bailleur refuse l'état des lieux : que faire ?

01Pourquoi une partie refuse

Rarement par mauvaise foi pure. Le plus souvent : un locataire déjà déménagé qui « n'a pas le temps », un bailleur qui pense que des photos suffisent, un désaccord sur le choix du professionnel ou sur les frais, ou une relation déjà tendue. Comprendre le motif aide à débloquer : rappeler que les frais sont partagés par moitié et que le professionnel est neutre suffit souvent.

02Étape 1 : convoquer par écrit

• Proposez au moins deux dates et heures précises, logement vide (sortie) ou avant la remise des clés (entrée), avec le nom du professionnel pressenti et le rappel du partage des frais.
• Envoyez d'abord par e-mail ou SMS, puis par courrier recommandé si pas de réponse sous quelques jours. Conservez les preuves d'envoi.
• Pour la sortie, convoquez au moins deux à trois semaines avant la fin du bail : c'est le délai raisonnable pour organiser le rendez-vous.
• Notre modèle de convocation (à télécharger ci-dessous) contient les mentions utiles.

03Étape 2 : demander la désignation d'un expert au juge de paix

Si les parties ne s'accordent pas, le décret prévoit que l'une d'elles peut demander au juge de paix de désigner un expert. Pour l'état des lieux d'entrée, la requête doit être introduite avant l'expiration du premier mois d'occupation ; pour la sortie, sans tarder après la fin du bail. La justice de paix compétente est celle du lieu où se situe le bien (à Namur : canton de Namur).

La procédure se fait par requête, sans avocat obligatoire. L'expert désigné dresse l'état des lieux ; ses frais restent, en principe, partagés. L'avantage est décisif : l'état des lieux ainsi dressé s'impose aux deux parties, même à celle qui refusait.

04En attendant : préserver la preuve

• Prenez des photos et vidéos datées de chaque pièce, compteurs et clés compris, de préférence avec un témoin.
• Un constat d'huissier décrit le bien de façon neutre et datée ; il coûte plus cher qu'un état des lieux et n'est pas contradictoire, mais il a une force probante élevée.
• Ne remettez pas les clés (entrée) ou ne les reprenez pas (sortie) sans au moins un écrit daté signé par les deux parties mentionnant la remise des clés et les index des compteurs.
• Un état des lieux établi par une seule partie n'a pas de valeur contradictoire : il peut servir d'indice, jamais de preuve complète.

05Cas particuliers

• Locataire parti sans laisser d'adresse : convocation recommandée à la dernière adresse connue et au lieu du bien ; puis requête au juge de paix. Le bailleur ne peut pas disposer des biens laissés sur place sans décision judiciaire.
• Bailleur injoignable à l'entrée : le locataire envoie sa convocation ; s'il reste sans réponse, il dresse lui-même un descriptif détaillé avec photos et l'envoie en recommandé en invitant le bailleur à le contester dans un délai raisonnable. Et il demande l'expert au juge avant la fin du premier mois.
• Désaccord sur le professionnel : chacun peut en proposer un ; nous intervenons comme tiers neutre quel que soit le côté qui nous contacte. Si l'accord est impossible, le juge tranche.
• Refus de signer le rapport sur place : le professionnel acte le refus et les observations de la partie ; le rapport est envoyé aux deux parties, qui peuvent faire valoir leurs remarques dans le délai indiqué.

Questions fréquentes

Puis-je faire l'état des lieux de sortie seul si le locataire ne vient pas ?

Vous pouvez décrire le bien, mais ce document n'est pas contradictoire et ne vous permettra pas, seul, de retenir la garantie. Convoquez par recommandé, faites constater (témoin ou huissier) et demandez un expert au juge de paix.

Combien de temps ai-je pour saisir le juge de paix ?

Pour l'état des lieux d'entrée : avant la fin du premier mois d'occupation. Pour la sortie : au plus vite après la fin du bail, idéalement dans les jours qui suivent la remise des clés.

Le locataire peut-il refuser de payer sa part de l'état des lieux ?

La règle est le partage des frais. Si le locataire refuse de participer, le bailleur peut faire dresser l'état des lieux par l'expert judiciaire ; le juge répartit alors les frais.

Et si l'autre partie signe mais conteste ensuite ?

Un état des lieux signé par les deux parties fait foi. Les contestations postérieures ne sont admises que pour des éléments non visibles au moment de la visite ou pour les délais de remarques prévus par le rapport.