Enregistrer le bail et l'état des lieux : délai, gratuité, MyRent

01Ce qu'il faut enregistrer

Tout contrat de bail d'habitation écrit doit être enregistré, qu'il porte sur une résidence principale, un kot ou une colocation. Les annexes en font partie : l'état des lieux d'entrée, et le cas échéant l'inventaire du mobilier et les avenants.

Le décret wallon le dit explicitement : l'état des lieux « est annexé au contrat de bail écrit et sera également soumis à l'enregistrement ». C'est ce qui lui donne une date certaine, opposable à tous, y compris à un acheteur du bien ou au juge de paix en cas de litige.

02Qui, quand, combien ?

• Qui : l'obligation repose sur le bailleur. Le locataire peut le faire aussi, mais ce n'est pas à lui d'y veiller.
• Quand : dans les deux mois de la signature pour un bail affecté à la résidence principale ; quatre mois pour les autres baux.
• Combien : gratuit pour les baux d'habitation (résidence principale, kot). Aucun droit, aucune amende tant que le délai est respecté.
• Où : en ligne sur MyRent (connexion itsme ou eID), par e-mail ou au bureau Sécurité juridique compétent pour le lieu du bien. À Namur, c'est le bureau Sécurité juridique de Namur.

03Comment faire via MyRent

MyRent est l'application du SPF Finances. Le bailleur s'identifie, encode les parties, le bien, la durée et le loyer, puis téléverse le bail signé au format PDF. L'état des lieux d'entrée se joint comme annexe dans la même démarche : un rapport PDF signé de quelques dizaines de pages passe sans difficulté.

Une fois le dossier validé, chaque partie reçoit une attestation d'enregistrement. Conservez-la avec le bail : c'est la preuve à produire en cas de discussion.

04Et si le bail n'est pas enregistré ?

La sanction frappe le bailleur. Tant que le bail de résidence principale n'est pas enregistré, et après une mise en demeure du locataire restée sans effet pendant un mois, le locataire peut quitter le logement sans préavis ni indemnité. Pour un bailleur qui compte sur neuf ans de loyers, c'est un risque disproportionné pour une formalité gratuite.

Un bail non enregistré reste valable entre les parties ; c'est son opposabilité aux tiers qui est affaiblie. Enregistrer tardivement reste possible et met fin à la sanction pour la suite.

05Et l'état des lieux de sortie ?

Il n'est pas soumis à l'enregistrement : il intervient à la fin du bail et sert à régler la garantie locative. Mais il doit pouvoir être comparé à un état des lieux d'entrée enregistré et daté : sans cela, le bailleur ne peut pas prouver l'état de départ.

Questions fréquentes

Peut-on enregistrer l'état des lieux séparément, après le bail ?

Oui. Si l'état des lieux est dressé durant le premier mois d'occupation, il peut être ajouté au dossier MyRent comme annexe après l'enregistrement du bail. Il vaut mieux tout déposer en une fois quand c'est possible.

Un bail verbal peut-il être enregistré ?

Non, et en Wallonie le bail d'habitation doit de toute façon être écrit. Mettez-le par écrit, signez-le, puis enregistrez-le.

Le locataire a-t-il intérêt à vérifier l'enregistrement ?

Oui : il peut demander l'attestation au bailleur ou vérifier sur MyRent. L'enregistrement protège aussi le locataire si le bien est vendu : le nouveau propriétaire est tenu par le bail enregistré.

Faut-il enregistrer un avenant ou une indexation ?

Les avenants qui modifient le bail (durée, loyer, parties) doivent être enregistrés. L'indexation annuelle, prévue par le bail, n'exige pas de nouvel enregistrement.